Góc nhìn thực tế về quy trình xây dựng website và phần mềm cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng website hoặc phần mềm phục vụ hoạt động kinh doanh, bước đầu tiên thường là tìm kiếm thông tin, tham khảo các đơn vị cung cấp và lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu, ngân sách cũng như định hướng phát triển.
Trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp thường gặp ba lựa chọn chính:
- Sử dụng công cụ miễn phí.
- Đăng ký dịch vụ SaaS có sẵn.
- Thuê đội ngũ phần mềm phát triển theo yêu cầu.
Mỗi phương án có cách vận hành, chi phí và mức độ tùy chỉnh khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ trước khi đưa ra quyết định.
1. Bắt đầu từ việc tìm kiếm và đánh giá đơn vị cung cấp
Quy trình lựa chọn thường bắt đầu bằng việc tìm kiếm các đơn vị trên Google hoặc thông qua giới thiệu từ đối tác, bạn bè và người quen.
Doanh nghiệp có thể đánh giá dựa trên các yếu tố như:
- Kinh nghiệm thực tế.
- Các dự án đã triển khai.
- Mức độ phù hợp với ngành nghề.
- Khả năng tư vấn.
- Quy trình làm việc.
- Chi phí dự kiến.
- Chính sách bảo hành và hỗ trợ.
- Khả năng mở rộng sau này.
Khi đã có một số lựa chọn, doanh nghiệp thường liên hệ qua email, điện thoại hoặc biểu mẫu tư vấn để trình bày nhu cầu. Đơn vị cung cấp sẽ trao đổi thêm về mục tiêu, tính năng, thời gian và phương án triển khai.
2. Dạng 0: Công cụ làm website miễn phí
Đây là các nền tảng cho phép người dùng tạo website với chi phí bằng không hoặc rất thấp. Người dùng thường có thể lựa chọn mẫu giao diện và chỉnh sửa những nội dung cơ bản.
Gói miễn phí thường phù hợp với:
- Người mới bắt đầu.
- Website cá nhân.
- Portfolio.
- Blog đơn giản.
- Landing page.
- Dự án học tập hoặc thử nghiệm.
Đặc điểm thường gặp
- Có sẵn giao diện mẫu.
- Ít yêu cầu về kỹ thuật.
- Có thể sử dụng tên miền phụ.
- Có giới hạn về dung lượng và tính năng.
- Có thể hiển thị logo hoặc quảng cáo của nền tảng.
- Khả năng tùy chỉnh không cao.
3. Dạng 1: Dịch vụ SaaS trả phí định kỳ
SaaS là mô hình cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ. Doanh nghiệp đăng ký một gói sử dụng theo tháng hoặc theo năm và được sử dụng các tính năng nằm trong gói đó.
Tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể tham khảo các nền tảng như:
- Haravan.
- Sapo.
- Nhanh.vn.
- Bizweb.
- Web4s.
- Trust.vn.
- Các nền tảng tạo landing page, website bán hàng hoặc quản lý bán hàng khác.
Tùy từng dịch vụ, SaaS có thể hỗ trợ:
- Tạo website.
- Quản lý sản phẩm và đơn hàng.
- Quản lý khách hàng và kho.
- Kết nối vận chuyển.
- Hỗ trợ thanh toán.
- Bán hàng đa kênh.
- Báo cáo hoạt động.
Cách tính phí
Các nền tảng SaaS thường chia thành nhiều gói như gói cơ bản, gói tiêu chuẩn, gói nâng cao và gói dành cho doanh nghiệp.
Mỗi gói có phạm vi tính năng riêng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu ngoài phạm vi gói đang sử dụng, cần hỏi rõ nhà cung cấp có hỗ trợ phát triển riêng hay không.
Trách nhiệm của nhà cung cấp
- Vận hành hệ thống.
- Quản lý máy chủ.
- Cập nhật phần mềm.
- Sửa lỗi nền tảng.
- Hỗ trợ kỹ thuật theo chính sách dịch vụ.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên đọc kỹ điều khoản dịch vụ để biết phạm vi hỗ trợ, cách sao lưu dữ liệu và quyền sử dụng dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
Khi nào nên cân nhắc SaaS?
- Muốn triển khai nhanh.
- Có quy trình vận hành phổ biến.
- Chưa muốn xây dựng đội ngũ kỹ thuật.
- Muốn dùng thử mô hình trước.
- Cần các tính năng có sẵn.
- Muốn nhà cung cấp hỗ trợ phần lớn công việc kỹ thuật.
4. Dạng 2: Thuê đội ngũ phần mềm phát triển theo yêu cầu
Với phương án này, doanh nghiệp thuê một công ty hoặc đội ngũ phần mềm để phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống riêng.
Đội ngũ phát triển cần tìm hiểu quy trình hoạt động, nhóm người dùng, dữ liệu, phân quyền, các chức năng và cách hệ thống được sử dụng trong thực tế.
Nếu hợp đồng quy định rõ quyền sở hữu, doanh nghiệp có thể sở hữu phần mềm, mã nguồn và dữ liệu sau khi hoàn tất nghĩa vụ thanh toán. Nội dung này cần được ghi cụ thể trong hợp đồng.
5. Quy trình cơ bản khi phát triển phần mềm riêng
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: Doanh nghiệp trình bày mục tiêu, quy trình hiện tại và những vấn đề cần giải quyết.
- Liên hệ và thu thập thông tin: Hai bên trao đổi về quy trình làm việc, biểu mẫu, vai trò nhân sự, báo cáo và yêu cầu giao diện.
- Thiết kế kiến trúc tổng quát: Xác định các module, luồng dữ liệu, nhóm người dùng, phân quyền, cơ sở dữ liệu và hạ tầng.
- Gửi và trình bày phương án: Đơn vị phát triển trình bày sơ đồ chức năng, giao diện, công nghệ, phạm vi và thời gian thực hiện.
- Chỉnh sửa và xác nhận phương án: Doanh nghiệp phản hồi về giao diện, quy trình và tính năng trước khi chốt phạm vi.
- Xác nhận phạm vi và ký hợp đồng: Hợp đồng cần thể hiện rõ chức năng, sản phẩm bàn giao, tiến độ, chi phí, quyền sở hữu và bảo hành.
- Ước lượng thời gian và báo giá: Chi phí phụ thuộc vào số lượng chức năng, mức độ phức tạp, tích hợp, bảo mật và phạm vi hỗ trợ.
- Phân chia công việc và mốc bàn giao: Dự án có thể chia thành các giai đoạn phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai và đào tạo.
- Theo dõi và nghiệm thu: Doanh nghiệp cần có người phụ trách xác nhận yêu cầu, kiểm thử và phản hồi trong từng giai đoạn.
- Tiếp nhận phản hồi và chỉnh sửa: Phần mềm được kiểm tra trong các tình huống gần với hoạt động thực tế.
- Bàn giao sản phẩm: Các hạng mục có thể gồm phần mềm, tài khoản quản trị, mã nguồn, cơ sở dữ liệu và tài liệu hướng dẫn.
- Hướng dẫn vận hành: Đội ngũ phát triển hướng dẫn nhân sự sử dụng các chức năng chính và quản lý dữ liệu.
- Bảo trì và nâng cấp: Sau khi bàn giao, phần mềm có thể cần sửa lỗi, cập nhật bảo mật, sao lưu và bổ sung tính năng.
6. Những điểm doanh nghiệp nên làm rõ ngay từ đầu
Phạm vi sản phẩm
Không nên chỉ ghi chung chung như “website đầy đủ chức năng”. Cần liệt kê cụ thể chức năng, số lượng giao diện, loại tài khoản và quy trình xử lý.
Quyền sở hữu
Cần xác định rõ quyền sở hữu đối với:
- Mã nguồn.
- Cơ sở dữ liệu.
- Giao diện.
- Tài khoản máy chủ.
- Tên miền.
- Tài liệu kỹ thuật.
- Tài khoản quản trị.
Yêu cầu phát sinh
Những việc ngoài phạm vi ban đầu nên được ghi thành yêu cầu thay đổi, kèm chi phí và thời gian thực hiện.
Bảo hành và bảo trì
Cần phân biệt lỗi phần mềm, yêu cầu thay đổi và tính năng mới. Ba loại này có thể có cách xử lý và chi phí khác nhau.
Kết luận
Khi có nhu cầu xây dựng website hoặc phần mềm, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng công cụ miễn phí, sử dụng dịch vụ SaaS hoặc thuê đội ngũ phát triển riêng.
Công cụ miễn phí phù hợp với nhu cầu trải nghiệm và những website cơ bản. SaaS phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng các tính năng có sẵn, triển khai nhanh và để nhà cung cấp phụ trách phần lớn việc vận hành. Phần mềm thiết kế riêng phù hợp với doanh nghiệp có quy trình rõ ràng, cần tính năng đặc thù hoặc muốn chủ động phát triển hệ thống theo từng giai đoạn.
Không có phương án nào phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định rõ nhu cầu, thời gian sử dụng, quy trình vận hành, quyền sở hữu dữ liệu và kế hoạch phát triển trước khi lựa chọn.
